Son muchas las ocasiones en las que se plantean dudas en torno a la invalidación de documentos electrónicos tributarios. Esto sucede con frecuencia cuando se implica el uso de un software. En la actualidad, el ritmo del procedimiento para la anulación de estos documentos depende del software asociado a tu compañía.
No obstante, es importante tener conocimiento de antecedentes que guardan relación con anulación de una guía de despacho. Este documento se asocia principalmente a ventas. En este sentido, resulta relevante conocer el Decreto de Ley Nº825 de 1974, el cual tiene normadas ventas de productos y servicios en Chile.
Guía de despacho: ¿Qué es?
Se trata de un documento tributario con el que se resguarda la entrega de productos o mercancía. La guía de despacho es una forma de avalar que los bienes, productos o servicios entregados fueron adquiridos por el proveedor de manera legal. Esta es una precaución a tomar en caso de fiscalizaciones.
Al firmar la guía de despacho, en la cual se confirma la recepción de la mercancía por parte del receptor o comprador, prosigue la facturación. Dicho paso debe gestionarse en la fecha estipulada en el documento. En el presente, las guías de despacho se emiten de forma electrónica, que se generan a través de software de facturación electrónica.
En Chile, las guías de despacho son obligatorias. La obligación procede si las partes aplazan la facturación o si se produce el traslado de bienes, aunque los mismos no sean para venta. Esta normativa se encuentra establecida en el Servicio de Impuestos Internos (SII).
¿Es posible la anulación?
Anular una guía de despacho es posible. De hecho, existen diversas alternativas para los diferentes documentos tributarios que se tramitan.
Al momento de llevar a cabo la anulación, es importante conocer el sistema de facturación de la empresa. Esto se debe a que existen casos donde la guía es electrónica, posee un error, y luego de ser enviada y aceptada por el SII, es imposible de anular de forma inmediata. Ante esto, lo común es que la empresa notifique acerca de la falla, señalar el número de folio y cancelar el envío al receptor.
Si el error es detectado luego de que el documento tributario es aceptado por el SII, la anulación se aplica según el tipo de documento.
En el caso de la Guía de Despacho, la anulación no se informa al SII. Sin embargo, debe registrarse en el libro que archiva los documentos de su tipo para el sistema de facturación.
¿Cuál es el plazo para anular?
No existe un plazo determinado para llevar a cabo la anulación, pues puede suscitarse en el marco de dos circunstancias diferentes
Anulación por no despacho y sin facturación
Cuando se presenta este caso, queda un registro dentro del libro de Guías de Despacho. No obstante, el SII no debe ser informado al respecto.
Anulación de guía de despacho con facturación
Para este proceso, debe emitirse una nota de crédito dentro del mismo período tributario. También puede presentarse durante el siguiente período.
