La tecnología llegó para hacernos la vida más fácil, y no hay dudas de que lo ha conseguido en muchos ámbitos, entre ellos los trámites. Sin embargo, puede que tengas algunas dudas sobre estas soluciones modernas. Pero esto no será un problema, pues la información que necesitas está a tu alcance.
En Chile tenemos la facturación electrónica como ejemplo de estos avances, elemento digital que ha traído numerosas ventajas en el ámbito tributario. Aunque lleva varios años funcionando, su uso obligatorio es mucho más reciente. A continuación, te contaremos sobre la factura electrónica en Chile: ¡Todo lo que debes saber!
¿Qué es la factura electrónica?
Es un documento tributario en formato digital cuya función es ser el comprobante de los movimientos comerciales que realizan los ciudadanos denominados contribuyentes. De tal manera, las transacciones relacionadas con tu actividad comercial deben estar respaldadas por esta factura digital por cada producto o servicio que consigas vender.
Estas facturas pueden ser procesadas con diferentes tipos de software a preferencia del comerciante, pero deben cumplir altos estándares y reglas para poder tener validez. El Servicio de Impuestos Internos es la autoridad correspondiente de evaluar que estos documentos sean válidos y monitorear el registro de los mismos para fines tributarios.
Información presente en una factura electrónica
Como mencionamos anteriormente, hay una serie de requisitos que debe cumplir una factura para poder ser válida ante la autoridad tributaria (SII). La interfaz con la que se tramite el comprobante es un factor indiferente, por otro lado, es indispensable que la factura refleje la siguiente información:
- Datos de encabezado: Información como identificación de factura, datos de su emisor y del receptor y la suma total de la operación.
- Fecha: Día y hora en que se emite la factura.
- Detalle por ítem: Información de los bienes o servicios comerciados en la respectiva transacción. Incluye detalles como la cantidad, el precio, descuentos si aplican, recargos, impuestos adicionales y el valor neto después de estos.
- Descuentos y recargos: Mención de un descuento o recargo que aplique sobre el monto total.
- Información de referencia: Documentos que se relacionan con la transacción, como Guía de despacho o facturas modificadas por notas de créditos.
- Método de pago: Método de pago que se usa en la transacción. En caso de ventas a crédito, especificar el plazo que se determine para el pago.
La mayoría de alternativas de software que se utilizan para la facturación electrónica suelen tener los campos específicos para completar esta información. Casi todos deben ser llenados por quien se encarga de hacer la facturación, salvo por el número de factura que es generado automáticamente por el sistema.
Requisitos para factura electrónica
Además de la información mencionada anteriormente, es indispensable que la factura cumpla con algunas condiciones para tener validez ante el Sistema de Impuestos Internos. Estos requisitos son los siguientes:
- Debe tener la firma digital del emisor como respectiva certificación.
- Debe tener una numeración con la respectiva autorización del SII. Esta se obtiene en línea y el software se encarga del proceso si está en correcto funcionamiento.
Sobre los límites en los montos, según indica el Servicio de Impuestos Internos no existe monto mínimo ni máximo para la emisión de esta factura. De tal manera, todo contribuyente que reciba una transacción de otro a cambio de un bien o servicio debe emitir factura sin importar el monto.
Por otro lado, el contribuyente debe cumplir con algunas condiciones para poder comenzar a emitir sus factura electrónicas. Estos requisitos son los siguientes:
- Ser contribuyente calificado como se indica en la primera categoría de la Ley Sobre Impuesto a la Renta.
- Comenzar previamente su actividad tributaria ante el SII.
- Calificar como contribuyente del IVA.
- Tener a disposición los dispositivos para la emisión de las facturas electrónicas. Estos pueden ser computadores o portátiles y deben estar configurados para la respectiva tarea.
- Tener un representante legal libre de causas por resolver ante el servicio tributario.
- Contar con un certificado digital, también conocido como firma electrónica. Este se usará para identificar a la persona, que puede ser natural o jurídica.
Cómo hacer la factura electrónica
Al ser un documento que se requiere para cada transacción, algunos negocios tendrán que emitir varias facturas diariamente, mientras que otros unas pocas al mes. Este documento digital es realmente fácil de emitir y existen alternativas que se adaptarán a tu conveniencia según tu tipo de actividad económica.
En primer lugar, puedes emitir tu factura electrónica en el sitio web del SII de manera gratuita. Pero también tienes la opción de adquirir diversos sistemas digitales disponibles a nivel comercial, conocidos como software, que pueden ser muy útiles para esta tarea. O incluso, podrías usar un sistema propio si lo prefieres.
Usar el sistema gratuito del SII
Para usar el sistema que ofrece el Servicio de Impuesto Internos y comenzar a emitir tus facturas electrónicas de manera gratuita debes seguir estos pasos:
- El representante legal de la empresa debe verificar la persona jurídica es apta para su inscripción en el sistema. En el caso de personas naturales, lo debe verificar por sí mismo.
- Llevar a cabo la instalación de su certificado digital.
- Accede a la página del SII, desde la cual realizará la inscripción en el sistema de facturación
- Por último, procede con la configuración de tu dispositivo para emitir las facturas electrónicas.
Usar software propio o comercial
Si prefieres usar tu propio sistema de facturación, o en su lugar uno de terceros adquirido de manera comercial, debes seguir los siguientes pasos:
- En caso de usar un programa de terceros, sigue las instrucciones del fabricante para su instalación y configuración. En el caso de usar software propio, asegúrate de su funcionamiento.
- Postula tu inscripción en la página del SII, mediante la opción de Factura Electrónica que se observa en su menú.
- Si cumples con los requerimientos, tu solicitud debe ser aprobada. Serás inscrito en un proceso de certificación por parte del Servicio de Impuestos Internos.
- Si se aprueba tu certificación, serás autorizado y se te notificará mediante una resolución. Como resultado, podrás comenzar a emitir tus facturas electrónicas.
Proveedores de software para facturación electrónica
Algunas empresas pueden ofrecer, con previa autorización del SII, servicios de software patentado para la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos, entre ellos las facturas electrónicas. A continuación, algunas las empresas que aparecen en el listado de proveedores de software para emitir estos documentos, publicado por el Servicio de Impuestos Internos:
- Acepta.com
- Artikos
- Azurian
- Entel
- Nubox
- Consist
- Quadrem
- CSC-Chile
- CyC
- DBNet
- Softland
- Desis
- Editrade
- ProSoft
- Pymetec
Existen otras empresas ofreciendo estos servicios de emisión de DTEs, puedes encontrar todas las alternativas disponibles en el portal informativo del Servicio de Impuestos Internos. El SII permite el uso de estos servicios al libre albedrío del contribuyente, para que este elija según la conveniencia que cada empresa pueda ofrecerle.
¿Cuál software de factura electrónica debo elegir?
Dependiendo del tipo de empresa que tengas en tu gestión, puede serte más conveniente elegir un software sobre otros para la facturación electrónica. Por ejemplo, para medianas o pequeñas empresas, buscar un proveedor grande y costoso no siempre es la mejor opción, por motivos fáciles de suponer.
Por otro lado, hay algunos factores específicos que deberá valorar al momento de elegir el programa más adecuado para su facturación. Algunos de los elementos más importantes para evaluar son los siguientes:
- Servicio para uso exigente: Es primordial que un comerciante que usa el servicio de facturación constantemente pueda estar seguro de su funcionalidad a diario. El sistema del SII no tiene costo alguno, pero en ciertas circunstancias puede ser más lento que otros y dificultar tu actividad comercial.
- Alta seguridad: Las facturas electrónicas pueden contener datos privados de los contribuyentes o de los clientes, que no quieren que estos lleguen a ser compartidos. Por este motivo, es indispensable priorizar una alta seguridad de estos sistemas. No queremos que una factura u otros documentos lleguen por error a las manos equivocadas.
- Buena cobertura y atención: La empresa que se encarga de la emisión de estos documentos debe enfocarse en dar una experiencia óptima a cada uno de sus clientes. Por este motivo, prioriza aquellas empresas que ofrezcan una excelente atención y brinden información útil sobre cómo se usan las facturas electrónicas y sus normas.
Ventajas de la factura electrónica
El moderno sistema de facturación electrónica ha traído una serie de beneficios que mejoran al tradicional sistema predominado por las facturas de papel. Este documento digital supone un plus en transparencia, control y practicidad, beneficiando tanto al contribuyente como a las autoridades en sus respectivas actividades.
Usando el sistema del SII puedes consultar estos documentos de manera veraz, práctica y rápida. De la misma manera, brindan al contribuyente una oportunidad de gestionar su flujo de caja, incluso con transacciones a distancia. Además, a diferencia de las facturas de papel, pueden ser emitidas con diferentes dispositivos en cualquier lugar.
Otros beneficios de emitir las facturas de manera electrónica en lugar de las clásicas facturas de papel son los siguientes:
- No hay costo de impresión: No habrá costos por la impresión de facturas, ya que estas son totalmente digitales y no requieren gastos en papel, tinta ni equipo de imprenta. El uso de este sistema moderno es beneficioso para tu bolsillo e incluso para el medio ambiente.
- Trámites más rápidos: Las facturas digitales pueden ser enviadas al correo electrónico del cliente de manera casi instantánea. De esta manera ahorras tiempo y el cliente no requiere estar presente al momento de la facturación o recibir el documento físicamente.
- Menos errores humanos: Con las facturas en papel existía la posibilidad de cometer errores humanos durante su redacción por falta de indicaciones. En el caso de la factura digital, cada campo solicita los datos específicos que se requieren y esta debe chequearse antes de su emisión.
- Acceso a tus documentos: Con las facturas en papel, existía la posibilidad de perder estos documentos, lo que suponía un problema para presentar diversos trámites. En el caso de las facturas digitales, puedes gestionarlas en cualquier momento gracias a las plataformas electrónicas de fácil acceso que utilizan.
- Experiencia más segura: El uso de facturas electrónicas ha contribuido a reducir el número de fraudes o falsificaciones. Gracias a la cantidad de datos que se deben incluir, permite una experiencia con mayor seguridad tanto para contribuyentes como clientes.
¿Debe incluir el IVA en una factura electrónica?
El incluir el IVA en la factura electrónica es muy importante tanto para el contribuyente que la emita como el cliente receptor de la misma. El incluir IVA en este documento será esencial a la hora de realizar declaraciones tributarias ante el Servicio de Impuestos Internos.
Para calcular el IVA, se debe tomar en cuenta que este supone un 19% del monto neto en la venta, luego sumarlo al precio final. Por otro lado, existen algunos productos o servicios que están exentos del pago del IVA, se recomienda consultarlos y excluirlos al momento del cálculo.
Historia de la facturación electrónica en Chile
La facturación electrónica en Chile tiene sus inicios en el año 2002, cuando es promulgada la ley 19.799. En aquel entonces, el uso de estos documentos electrónicos era opcional y quedaba a total voluntad de las empresas el usarlas o no. Pero hace unos pocos años este último punto cambió totalmente.
Desde el año 2018, en Chile es obligatorio emitir las facturas electrónicas. Estas deben tener la firma electrónica de su emisor, y una autorización en línea que recibirán del SII. Desde su plataforma pueden ser consultadas todas las facturas emitidas, lo que ha supuesto un avance en el campo tributario y comercial a nivel nacional.
¿Se puede anular una factura electrónica?
Por diferentes razones, una factura electrónica puede ser anulada. Esto puede ocurrir en el caso de las facturas de compra, que son aquellas emitidas a proveedores cuando hay dificulta para la fiscalización. De la misma manera, puede que una factura contenga errores que no sea posible corregir, por lo que se puede optar por anularla.
Si requieres de la anulación de una factura de compra, debes tramitar en su lugar una nota de crédito normal. No serán tomadas en cuenta las notas de crédito de compras, puesto que el SII no las concibe. De cualquiera manera, la nota de crédito normal debe ser registrada en el Libro de Compras.
