Las facturas son documentos útiles que nos permiten verificar todos los detalles relevantes de cada transacción comercial que realizamos en nuestro día a día. Sin embargo, la mayoría de las personas no sabe cómo distinguir los diferentes tipos de facturas que hay, por ello tienden a confundirse con frecuencia.
Conocer las diferencias entre cada tipo de factura existen será de gran ayuda para los contribuyentes, especialmente quienes tienen o administran un negocio. Por este motivo, en este artículo te contaremos todo lo que debes saber sobre los 6 tipos de facturas que existen en Chile.
¿Qué es una factura?
Es un documento tributario que se emite al momento de realizar una operación comercial en la que se hace efectiva la compraventa de productos o servicios. En una factura se detalla determinada información sobre la transacción correspondiente, esta será útil para posteriores trámites tributarios que deben presentar los contribuyentes.
Las facturas también tienen como función el ser un comprobante para los clientes, validando que la transacción se realiza según las condiciones acordadas. En algunos casos, las facturas serán una herramienta que servirá para poder optar por devoluciones de productos o reclamos sobre garantías de bienes y servicios.
Tipos de facturas en Chile
En Chile existen al menos 6 tipos diferentes de facturas, las cuales pueden ser diferenciadas entre sí por sus características específicas y función que cumplen. A continuación, mencionaremos con detalles cada uno de estos 6 tipos de facturas:
Factura de Venta
Es de los tipos de facturas más utilizadas, y que seguramente te encuentras al menos una vez en tu día a día. Su función es la de actuar como comprobante en la compraventa de productos o servicios. En esta factura se detalla la mercancía o servicio, precio, montos, plazos y método de pago.
Con el uso de esta factura, el receptor podrá darle uso para validar el derecho al crédito fiscal. Para ello debe ser contribuyente de IVA y estar registrado así en el SII. De esta factura se deben emitir 4 ejemplares, cada uno para diferentes usos que vale la pena conocer. Estos son los siguientes:
- Original: Esta quedará en manos del cliente, es decir, el vendedor debe entregarla como comprobante a la persona que hace la compra.
- Duplicada: Será requerida para trámites del SII. Esta debe guardarla el vendedor para usarla en sus trámites fiscales correspondientes.
- Triplicada: Esta es utilizada para el control tributario. Se debe entregar al comprador para que la utilice en sus respectivos trámites.
- Cuadriplicada: Esta queda en manos del vendedor y puede ser utilizada para la actividad contable de su negocio.
Factura de Compra
Es similar a la factura de venta, ya que también funciona como comprobante en una operación de compraventa. Sin embargo, nos referimos a esta en la percepción del comprador. Esta factura es emitida en el caso de que el vendedor sea un particular o no tenga facturas de venta.
Este tipo de factura requiere los mismos datos que otros tipos, pero con algunas condiciones extra. Estas deben llevar el RUT del emisor y ser titulada como “factura de compra”. Además, en esta ocasión se entrega el duplicado y el cuadriplicado al vendedor, mientras que el original queda en manos del cliente.
Por último, la factura de compra original que se entrega al cliente debe estar firmada por el vendedor, al igual que la tercera versión. Esta condición es indispensable para su uso en trámites del control tributarios y es exigido por el SII en sus revisiones.
Factura de Compra de Terceros
Este tipo de factura se suele ver en casos muy particulares. La más frecuente es cuando el vendedor no ha tramitado la Iniciación de Actividades o documentos mercantiles. Este tipo de factura tiene una función doble en el ámbito tributario, la cual es la siguiente:
- Permitir el derecho de usar el IVA como un crédito fiscal.
- Obligar al emisor a pagar el impuesto correspondiente.
Factura no Gravada o exenta de IVA
Esta clase de facturas se utilizan como comprobante en transacciones de servicios que no tienen la obligación de agregar IVA. Es usada con frecuencia para los servicios agrícolas, así como también en el caso de servicios de asesoría. Se debe consultar previamente si su emisión corresponde con el tipo de servicio de la transacción.
En el caso de las facturas no gravadas o exentas de IVA se deben emitir un total de 4 copias. Recuerda que solo se debe emitir en ciertos casos. A continuación, mencionamos algunas de las actividades económicas y empresas que aplican para este tipo de facturas.
- Actividades
- Compraventa de un vehículo usado.
- Especies que se transfieran en calidad de regalía para trabajadores.
- Importación de algunas especies bélicas o diversos pertrechos.
- Ingresos referentes a las entradas de algún espectáculo. Por ejemplo, eventos deportivos y culturales.
- Pago de arriendo de un inmueble, aplica en el caso de que estos no sean amoblados.
- Prima por un contrato de seguro de vida.
- Empresas
- Entidades educativas que presten servicios de esta categoría.
- Agencias informativas. Tal es el caso de los diarios, emisoras de radio y canales de televisión.
- Empresas de transporte del tipo naviero, aéreo, ferroviario, urbano, interurbano, interprovincial y rural. Solo aplica a las transacciones que provengan de sus pasajeros, correspondientes a pago por pasajes.
- Establecimientos educativos que reciban ingresos por la actividad docente.
- Hospitales con dependencia del Estado.
- Universidades con dependencia del Estado.
- Servicios nacionales de salud o previsión social que reciban pagos por atención a terceros.
- La Casa de la Moneda de Chile por su emisión de efectivo, monedas, entre otros.
- De la misma manera, aquellos trabajadores encargados por la Casa de la Moneda para la elaboración de estos objetos.
- Personas tanto naturales como jurídicas que tengan la debida autorización para actuar como sustitutos de servicios de salud y previsión.
- La Polla Chilena de Beneficencia por pagos a personas, para transacciones por negocios o prestaciones. Este punto aplica igualmente para la Lotería de Concepción.
Factura de Exportación
Es de las menos utilizadas y conocidas en el país, puesto que solo se usa para negocios relacionados a la exportación de bienes o servicios. Este documento se debe emitir con un total de 4 copias, y aplica cuando el comprador está domiciliado en el extranjero, sea persona natural o jurídica.
En Chile, solo un 0,7% de las empresas abarca esta categoría, y por lo tanto, solo ese pequeño porcentaje hace uso de estas facturas. Este dato es resultado de un estudio acerca de la dinámica de empresas exportadores, elaborado por el Ministerio de Economía Fomento y Turismo.
Con este tipo de factura en su versión electrónica, podrás facturar los pagos recibidos en moneda extranjera. En esta se indican detalles como el medio y compañía para el transporte, puertos, modalidad de la operación, valor, flete, etc. Consulta con el SII los requisitos correspondientes para emitir este tipo de factura.
Factura electrónica
Cada una de las facturas electrónicas mencionadas puede ser emitida de manera electrónica, es decir, en un formato digital. Y de hecho, es una obligación indicada por el SII para propiciar la adopción del sistema de facturación electrónica en todo el país. También aplica, aunque en menor medida, para otros documentos tributarios.
Requieren los mismos datos y condiciones para ser aplicadas, pero con la diferencia de formato que trae numerosos beneficios para ambas partes. Estas pueden ser emitidas con programas digitales (software) que debe ser autorizado por el SII y la inscripción en su sistema de facturación.
Beneficios de usar factura electrónica
- No hay costo de impresión: Al ser emitidos de manera totalmente digital, estos documentos no requieren de papel, tinta, ni de ningún otro gasto de imprenta. De tal manera, supone un ahorro para los costos de la empresa y una colaboración con la causa ambiental.
- Reducción de riesgos: Gracias a la seguridad que respalda el sistema de facturación electrónica, cada factura debe pasar por certificaciones y validaciones para su emisión. Esto se traduce en un proceso más seguro para el contribuyente y de igual manera para el cliente. Cada factura está sellada con una firma única que permite encontrarla y constatar la información en el sistema.
- Trámites más rápidos: Los trámites digitales en la actualidad facilitan la velocidad de cada proceso, permitiendo enviar las facturas de forma inmediata y asegurando disponibilidad al ser requeridas. A diferencia de las facturas en papel, que debían ser enviadas de manera física.
- Evita errores: La información para llenar una factura electrónica tiene un campo que especifica y comprueba los datos que se requieren. De esta manera, se reduce la posibilidad de errores o confusiones humanas.
- Comodidad: Con las facturas electrónicas, el contribuyente ya no tendrá que guardar cajones llenos de papeles que ocupan espacio y son fáciles de extraviar. Los documentos digitales pueden ser almacenados de manera electrónica y respaldados en la nube.
- Gestiona tus documentos: Si quieres consultar una factura electrónica solo necesitas buscarla en el sistema. En el caso de las facturas de papel, esto era un proceso tardío y complicado.
- Cobros rápidos: Gracias a la velocidad de este sistema puedes generar tus facturas y enviarlas directamente al cliente para solicitar el pago. De la antigua manera, el proceso de pago podía tardar días, semanas o incluso meses.
